بزرگنمايي:

«برنامه هاي بهبود عملکرد (pip: performance improvement Plan ) بهترين ابزار در دست مديران هستند که با آنها مي توانند زمينه هايي را که يک کارمند در آنها کارآيي لازم را ندارد، تشخيص دهند و توانايي هاي او را افزايش دهند.

در واقع هر رييسي که خواهان افزايش بهره وري شرکت است بايد شرايط را به گونه اي فراهم کند که بتواند به هر يک از اعضاي تيم خود کمک کند تا به بهترين کارآيي ممکن برسند؛ چراکه اگر کارمندي بهره وري بالايي داشته باشد اين قضيه به نفع کل شرکت است.

در ادامه بررسي مي کنيم که چگونه مي توان بهترين نتايج را با استفاده از «برنامه هاي بهبود عملکرد» به

دست آورد.

شناسايي: قبل از هر چيز مدير بايد تمام زمينه هايي را که يک کارمند خاص نمي تواند در آنها انتظارات شرکت را برآورده سازد، تشخيص دهد.

متعاقبا بايستي يک برنامه بهبود نظام مند که ممکن است شامل آموزش رسمي يا آموزش در محل کار باشد را ترتيب دهد.

تهيه اسناد: «برنامه هاي بهبود عملکرد» نياز به مجموعه اي از اطلاعات لازم براي ارائه مستندات کاملي دارند که تمام جزئيات در مورد نحوه عملکرد کارمندان را به همراه دارد. مديران هميشه قادر به شناسايي تمام نقاط ضعف و قدرت تيم خود نيستند، بنابراين داشتن همه اطلاعات روي کاغذ، امري مفيد براي به دست آوردن شناخت مناسب از ويژگي هاي گروه است. جمع آوري بازخوردها بر عملکرد هر يک از کارکنان هم مي تواند کمک خوبي در جهت به دست آوردن نتايج بهتر باشد.

رفتارها: مدير بايد قادر به شناسايي رفتار آن دسته از کارمنداني که عملکرد آنها تضميني براي بهبود عملکرد کلي شرکت نيست، باشد. براي مثال کارمندي که هميشه تاخير دارد يا کارمندي که جلسات آموزشي ارائه شده توسط شرکت را جدي نمي گيرد و در آنها حضور نمي يابد، بي مسووليت بودن او در قبال شرکت را نشان مي دهد. بنابراين تمام مواردي از اين قبيل بايد کنترل شوند.

مهارت ها و توانايي ها: يک مدير بايد از طريق تلاش براي درک مهارت ها و توانايي هاي افراد مختلف به آنها در شکوفايي استعدادهاي بالقوه خود کمک کند.او با جابه جا کردن احتمالي برخي افراد و قرار دادن آنها در پست هاي مناسب با عملکردشان مي تواند به روند پيشرفت شرکت کمک کند.

يک طرح «بهبود عملکرد» مناسب مي تواند دستيابي به بهترين نتايج را تضمين کند.

مبارزه با بي دقتي و حواس پرتي مديران در شرکت هم راهي براي افزايش بهره وري است. با توجه به داده هاي يک موسسه مطالعات در زمينه بهره وري در آمريکا يک مدير در هر سه دقيقه يکبار تمرکز خود را از دست مي دهد و براي بازيابي اين تمرکز به دو تا سه دقيقه زمان نياز دارد.

کنترل ايميل هاي فوري پرسه زني در شبکه هاي اجتماعي صحبت با همکاران همه و همه از عوامل کاهش تمرکز هستند و در حقيقت عدم داشتن تمرکز بزرگ ترين دشمن بهره وري است که بايد از هر طريق با آن مبارزه کرد.

براي مثال شرکت آمريکايي ابوت استفاده از ايميل را ممنوع و تماس تلفني را جايگزين آن کرد يا شرکت اينتل براي مديران خود قانون استفاده نکردن از اينترنت به مدت چهار ساعت در هفته را تجويز کرد تا بتواند تمرکز آنان را بهبود بخشد. شرکت ebay استفاده از تلفن همراه را در جلسات کاري براي جلوگيري از حواس پرتي مديران ممنوع کرد و همچنين شرکت atos يک شبکه اجتماعي درون شرکتي را جايگزين پست الکترونيک کرد.

همه اين اقدامات براي بهبود بهره وري انجام گرفتند. در مجموع پست الکترونيک عامل اصلي تلف کردن وقت در بيشتر شرکت ها اعلام مي شود. در اين رابطه اگر مديران از ابزار چت درون شرکتي که امن تر، سريع تر و مستقيم تر است و همچنين امکان برقراري مکالمات به صورت طولاني تر را هم فراهم مي کند، استفاده کنند، در افزايش بهره وري آنها موثر است.

البته تحقيقات جديد نشان مي دهند در برخي موارد قدغن کردن استفاده از اينترنت يا شبکه هاي اجتماعي در دفاتر شرکت ها چندان هم براي جبران بهره وري مناسب نبوده است. چراکه از طرفي سرکوب اين ميل پرسنل موجب ايجاد دلسردي در آنها مي شود و از طرف ديگر اينترنت و شبکه هاي اجتماعي ابزاري براي ارتباط با مشتريان و همچنين تبادل ايده ها هستند که نمي توان به سادگي از آنها گذشت.

بنابراين شايد بهترين راه براي مديري که مي خواهد ميزان تمرکز خود را افزايش دهد اين باشد که افکار خود را در همان سه دقيقه هاي سرنوشت ساز روي اهداف خود متمرکز کنند.