بزرگنمايي:

سیاست و بازاریابی - این مطلب توسط آقای محمد اسدی نوشته شده است.
پس از اینکه در فاز برنامه ریزی مدیریت ریسک پروژه مفهوم ریسک را مطرح و آن را در پروژه خود در دسته‌های مختلف طبقه‌بندی کردیم، کلیه اقدامات تعریف شده در «برنامه ریسک» را باید طبق یک دستورالعمل مدون و سیستماتیک، در طول فاز اجرای پروژه، به جریان بیاندازیم. در این نوشتار به ارائه دستورالعملی میپردازیم که بر اساس شش فاز مطرح شده در استاندارد ®PMBOK تدوین شده است.
1 هدف
اجرای فرایند مدیریت ریسک از آن جهت مورد توجه میباشد که این اطمینان را به مدیران و ذینفعان کلیدی پروژه میدهد که هریک از ریسکهای شناسایی شده در حیطه پروژه، مستند شده و همچنین به تناسب نوع ریسک با آن برخورد شده است. ریسکها را به این صورت تعریف میکنیم: « هر واقعه ای که محتملا تاثیر معکوس بر توانایی پروژه جهت تحقق اهداف تعریف شده آن داشته باشد.»
2 دستورالعمل
مدیریت ریسک در این فرایند با اجرای پنج فرایند کلیدی زیر محقق میشود:
شناسایی ریسکهای پروژه ثبت و اولویت بندی ریسکهای پروژه شناخت اقدامات کاهنده ریسک تخصیص اقدامات کاهنده ریسک و پایش آنها اختتام فرایند دیاگرام شکل 1 بصورتی شماتیک فرایندها و رویه های ریسک را که در جهت مدیریت اثربخش ریسکهای مرتبط با پروژه باید انجام گیرند نشان میدهد. مسئولیتهای ذکر شده در این دیاگرام در ادامه معرفی خواهند شد.
شکل 1 فرایند مدیریت ریسک
شناسایی ریسک: در این بخش از فرایند هریک از اعضای تیم پروژه به نوبه خود ریسکهای مرتبط با پروژه را شناسایی و مطرح می نمایند. رویه این فرایند بصورت زیر است:
هریک از اعضای تیم پروژه ریسکی در ارتباط با یکی از زمینه های پروژه (محدوده، منابع، اقلام قابل تحویل و...) شناسایی میکند. در این دستورالعمل به این افراد «مبتکر ریسک» میگوییم. مبتکران ریسک، «فرمهای ریسک» را تکمیل کرده و آنها را به مدیر پروژه ارائه میدهند. ثبت ریسک: «مدیر پروژه» تمامی ریسکهای ارائه شده را بررسی کرده و مشخص میکند که آیا هریک از این ریسکها واقعا مرتبط با پروژه هستند یا نه. (بعبارت دیگر آیا ریسکهای شناسایی شده ارزش صرف زمان و هزینه را دارند؟) این تصمیم در اصل با بررسی تاثیر ریسک بر مواردی مانند ذیل اتخاذ میگردد:
اقلام قابل تحویل توافق شده شده در جلسات الزامات کیفی تعیین شده در طرح کیفیت شرایط تحویل توافق شده در جلسات منابع تعیین شده پروژه اهداف مالی تعیین شده در اسناد FS با بررسی موارد اینچنینی، ریسکهای مورد قبول مدیر پروژه، بصورت رسمی در سندی موسوم به «برگه ثبت ریسک» با اختصاص یک شماره مشخصه (ID) منحصربفرد، ثبت میگردد. مدیر پروژه، ریسکهای مورد قبول را براساس سطح تاثیر و احتمال وقوع آنهاو نیز رویههای تشریح شده در بخش «کمیکردن ریسک» که در بخش قبل آمد، درجه بندی نموده به آنها اولویت میدهد.
تخصیص اقدامات برخورد با ریسک: «گروه بازنگری پروژه» روی هریک از ریسکهای لیست شده در برگه ثبت ریسک بازنگری انجام میدهند تا براساس احتمال وقوع و تاثیر وقوع آنها بر پروژه، تصمیم به انجام یا عدم انجام اقدامات زیر بگیرند:
اعلام اختتام فرایند، درصورتی که هیچ اقدام معوقه ای باقی نمانده و یا احتمال وقوع ریسک مورد نظر و تاثیر آن بر پروژه از بین رفته باشد. ارائه درخواست تغییر، درصورتی که جهت برخورد متناسب با ریسک، تغییری در پروژه نیاز باشد. تخصیص اقدامات برخورد با ریسک اجرای اقدامات تخصیص یافته: اجرای اقدامات تخصیص یافته توسط گروه بازنگری پروژه، جهت برخورد متناسب با ریسک، میتواند موارد زیر را شامل شود:
زمانبندی هریک از اقدامات جهت اجرا اجرای زمانبندیهای انجام شده بازنگری و پیگیری میزان موفقیت اقدامات درک تاثیر اقدامات انجام شده و موفقیتهایی که درپی داشته اند
2 مسئولیتها
در این بخش به تشریح مسئولیتهای ذکر شده در مراحل مختلف دستورالعمل میپردازیم:
مبتکر ریسک: مبتکر ریسک، ریسکها را شناسایی کرده و آنها را به مدیر پروژه ارائه میدهد. همانگونه که از وظایف این مسئولیت برمی آید، مبتکر ریسک لزوما یک شخص خاص نمی باشد بلکه هریک از اعضای تیم پروژه، به فراخور تخصص، میتوانند در پروسه شناسایی ریسکهای پروژه سهیم باشند. علت اتلاق لفظ «مبتکر» از آن جهت میباشد که بدلیل ماهیت «عدم قطعیت» ریسکها، تشخیص وجود احتمال وقوع چنین عملی در آینده و شناخت پیامدهای آن، نوعی ابتکار کارشناسان و متخصصان حیطههای مختلف پروژه (فنی، اجرایی، مدیریت پروژه، سازمانی و خارجی) را طلب میکند. اهم کارهایی که مبتکر ریسک انجام میدهد بقرار زیر هستند:
شناسایی ریسکهای پروژه مستند سازی ریسکها (با تکمیل فرم ریسک) ارسال فرم ریسک به مدیر پروژه جهت بررسی مدیر پروژه: مدیر پروژه فرمهای ریسک را دریافت کرده وظیفه دارد پس از بررسی و ابلاغ آنها به گروه بازنگری پروژه، میزان پیشرفت اقدامات مرتبط را پایش و ثبت نماید. اهم مسئولیتهای مدیر پروژه در ارتباط با فرایند مدیریت ریسک بقرار زیر است:
دریافت فرمهای ریسک و بررسی آنها ثبت تمامی ریسکهای مورد قبول در برگه ثبت ریسک ارائه و معرفی تمامی ریسکهای مورد قبول به گروه بازنگری پروژه برقراری ارتباط با تمامی تصمیمات گرفته شده توسط گروه بازنگری پروژه پایش و پیگیری پیشرفت اقدامات تخصیص یافته جهت برخورد با ریسکها گروه بازنگری پروژه: این گروه با بررسی دوباره ریسکها و تصدیق (یا احیانا ویرایش) احتمال و تاثیر وقوع آنها، اقدامات لازم جهت برخورد متناسب با ریسکها ( اجتناب، انتقال، کاهش، پذیرش) را پیش بینی میکند. مسئولیتهای گروه بازنگری پروژه عبارتند از:
بازنگری و مرور همه ریسکهای ثبت شده در برگه ثبت ریسک بصورتی منظم و سیستماتیک. شناسایی و بررسی درخواستهای تغییر مورد نیاز برای برخورد با ریسکها. تخصیص و زمانبندی اقدامات برخورد با ریسک. بستن پرونده ریسکهایی که تاثیر آنها بر پروژه از میان رفته است. تیم پروژه: تیم پروژه مامور انجام تمامی اقداماتی است که گروه بازنگری پروژه در جهت برخورد با ریسکها، مقرر نموده است.
3 مستندات فرایند مدیریت ریسک
در این بخش به معرفی مستندات مورد استفاده در دستورالعمل مپردازیم:
برگه ثبت ریسک: «برگه ثبت ریسک» در واقع یک بانک اطلاعاتی است که تمامی داده های راجع به ریسکها اعم از اشخاص و تاریخ شناسایی آنها، احتمال وقوع و تاثیر آنها، اولویت بندیها، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و احتیاطی، همه و همه، از ابتدای فرایند مدیریت ریسک تا اختتام آن، در آنجا ثبت شده و بر اساس آن پیگیریهای بعدی صورت میپذیرد.